Онлайн-сервис для ведения учета товаров розничной торговли

+7 (800) 222 50 96    
macbook

Простой и понятный учет для вашего магазина
Товары. Продажи. Клиенты. Сотрудники. Поставщики.

Полная поддержка онлайн-касс и 54ФЗ!

Бесплатно настроим систему
под Ваш бизнес!

feature

Простой и понятный интерфейс

feature

Доступность с любого устройства

feature

Высокая степень безопасности

feature

Оперативная онлайн-поддержка

Основные термины и операции

Свободный остаток

Это остаток товаров на складе, которые доступны для резервирования и продажи.

Резерв

Резерв позволяет набирать товар на складе “в коробку” из свободного остатка по типу перетекающих сосудов. Это набор товаров на складе (товарный комплект), для которого доступны операции:

  • продажа
  • перемещение на другой склад
  • списание со склада
  • возврат поставщику
  • переоценка
  • проведение инвентаризации

Планируемая закупка

Это товарный комплект (набор товаров на складе), предназначенный для последующей закупки, для которого указан конкретный поставщик и склад. В момент закупки свободный остаток на складе увеличивается. До момента закупки этот набор никак не влияет на наличие товаров на складе.

Заказ

Это товарный комплект (набор) для последующей продажи товара с указанием конкретного клиента и магазина. Каждый заказ содержит резерв товаров. Поскольку магазин связан с конкретным складом, резерв заказа создается на складе магазина. В процессе формирования заказа программа начинает подбирать товар в резерв заказа из свободного остатка склада. Если товара на складе не хватает для 100% резервирования заказа, то программа позволяет посмотреть товар по конкретному заказу либо по всем заказам вместе. При поступлении товаров на склад (в процессе осуществления закупок), появляется возможность зарезервировать товары, которых не хватает у заказов. Подробнее см. Заказ.

Файл буфера обмена

Это виртуальный файл, использующийся при системном копировании и вставке товарных позиций. Например, можно скопировать позиции в свободном остатке, а затем вставить их в пустой резерв. В результате выбранный товар будет зарезервирован, то есть перейдет из набора свободного остатка в набор резерва. Подробнее см. Общие элементы.

Складские операции

Закупка товара на склад

Это операция, которая происходит на основе закупки товаров из планируемой закупки на склад. В результате этой операции увеличивается остаток на складе. Все выполненные закупки доступны в списке операций.

Возврат поставщику

Это складская операция, которая выполняется с резервом, предназначенным для возврата поставщику. Уменьшает остаток на складе. Все выполненные возвраты доступны в списке операций.

Внутреннее перемещение

Эта операция выполняется с резервом, предназначенным для перемещения на другой склад. Операция уменьшает остаток на складе-отправителе и увеличивает остаток на складе-получателе. Резерв, предназначенный для перемещения, отображается на складе-получателе в списке входящих перемещений как комплект, доступный только на чтение с возможностью принять его на склад-получатель в свободный остаток или резерв. На складе-отправителе отображается в списке резервов. Все выполненные перемещения доступны в списке операций.

Списание

Это операция с резервом, предназначенным для списания. В результате уменьшается остаток на складе. Все выполненные списания доступны в списке операций.

Продажа

Эта операция с резервом выполняется либо в момент проведения розничной продажи, либо из заказа (при смене статуса на “Выполнен”). Операция уменьшает остаток на складе. Все выполненные продажи доступны в списке операций.

Возврат от клиента

Эта операция выполняется с продажей, в которой отмечаются товары для возврата. Возврат по розничной продаже и возврат по заказу выполняются одинаково: необходимо найти проведенную продажу, отметить в ней возвращаемый товар и нажать кнопку «вернуть». Операция увеличивает остаток на складе. Все выполненные возвраты доступны в списке операций.

Отмена складской операции

Любая складская операция может быть отменена, если с товаром, участвовавшим в этой операции, больше не производилось никаких действий. Например, если из товара, относящегося конкретной закупке, была проведена продажа, то для отмены закупки сначала необходимо отменить соответствующую продажу. Таким образом, отмена операций должна производится в обратном порядке.

Инвентаризация

Инвентаризация относится к свободным остаткам склада и может проводиться в несколько этапов. Чтобы избежать ошибок, рекомендуется не оставлять на складе никаких резервов на время проведения инвентаризации. Процедура инвентаризации склада проходит в системе в следующем порядке:

  1. Создается новый пустой резерв товара на складе. В нем будет находится “правильный” товар.
  2. Создается пустая планируемая закупка на склад. В ней будет хранится не учтенный в системе товар (излишки).
  3. Далее в резерв последовательно вносится товар из свободного остатка вручную либо путем сканирования штрих-кодов. В результате товар перемещается из свободного остатка в резерв.
  4. Товара, которого не хватает в свободном остатке (неучтенный товар) необходимо вставлять в планируемую закупку в требуемом количестве.
  5. Товар, который остался в свободном остатке, считается пропавшим со склада. Его необходимо перенести в отдельный резерв с пометкой “пропавший товар”.

В результате инвентаризации на складе будет отображаться:

  • пустой свободный остаток;
  • «хороший» резерв с совпавшими товарами;
  • «плохой» резерв с пропавшим товаром;
  • «хорошая» планируемая закупка с неучтенным товаром.

Для завершения инвентаризации «плохой» резерв можно списать со склада, хороший резерв расформировать в свободный остаток, планируемую закупку закупить в свободный остаток склада. Рекомендуется сделать процедуру инвентаризации «в один клик».

Карточка товара

Создание карточки товара

Новую карточку товара можно создать несколькими способами:

  • создание карточки (позиции) через форму;
  • импорт товаров из файла;
  • через API.

В момент создания новой карточки товара система проверяет наличие аналогичной карточки с таким же названием как среди действующих, так и среди удаленных карточек. Если аналогичная карточка найдена, то пользователю выводится сообщение с предложением перейти к редактированию и восстановлению найденной карточки, но при условии, что она участвует в каком-либо наборе (не пустая). Если найденная карточка пустая, то она удаляется при создании новой.

Удаление карточки товара

Удаление товара в системе возможно через выбор соответствующего пункта меню в карточке товара либо при помощи API. Пути удаления карточки товаров:

  • Фактическое удаление (товар полностью удаляется из системы);
  • Удаление в корзину (товар только помечается удаленным, фактически оставаясь в базе данных).

Система автоматически определит алгоритм для удаляемой карточки. Фактическое удаление возможно при условии, что товар еще не поступил на склад (еще не был закуплен). В прочих случаях товар будет удален в корзину. Удаленные в корзину карточки отличаются от обычных тем, что:

  • Не отображаются среди пустых позиций для добавления в планируемой закупке;
  • Визуально затемнены серым цветом в различных аналитических отчетах.

Если на операцию удаления карточки товара подписаны внешние приложения (через API), то система информирует всех подписчиков об успешном удалении.

Восстановление карточки товара

Восстановление удаленных карточек из корзины бывает двух типов: ручное и автоматическое. Автоматическое восстановление возможно только в процессе импорта товаров в планируемую закупку из файла, т.к. в файле содержится полный перечень товаров.

Важно! Автоматическое восстановление запрещено при попытке создать новую карточку товара через API. Это необходимо, чтобы избежать возможных проблем, связанных с уникальностью учета карточек во внешнем приложении.

Важно! Проверить запрос по созданию новой карточки товара на наличие ошибки HTTP/1.0 409 Conflict (будет возвращен XML конфликтующего товара) должен программист, занимающийся поддержкой системы.

Работа со штрих-кодом

Система позволяет хранить несколько штрих-кодов по одному и тому же товару (например, международный и внутрисистемный). В этом случае товар будет правильно распознан по любому из них. Заполнение товаров штрих-кодов может потребоваться в двух случаях:

  • Если на товар уже наклеены этикетки со штрих-кодом поставщика, и вы планируете использовать их
  • Если у товара имеется международный штрих-код